home -> Lainnya -> 10 Hal Yang Perlu Disiapkan Sebelum Melakukan Meet...
14 Juni 2021 07:20

10 Hal Yang Perlu Disiapkan Sebelum Melakukan Meeting Online

Oleh serba_tahu dalam Lainnya pada January 04, 2021

Pandemi Covid-19 benar-benar memberi pukulan telak pada banyak perusahaan. Perusahaan terpaksa mewajibkan karyawannya untuk bekerja dari rumah untuk menghindari penularan yang lebih besar. Karena semua hal musti dikerjakan di rumah, tak menutup kemungkinan rapat atau meeting juga dilakukan di rumah dengan menggunakan internet atau online. Meski meeting online dilakukan secara sendiri-sendiri di rumah masing-masing, tetap saja ada banyak hal yang musti disiapkan. Apa saja? Berikut daftarnya.

10. Gunakan Pakaian Yang Sopan

outfit

Bekerja di kantor dengan bekerja di rumah pastinya akan sangat berbeda. Di kantor kita harus mentaati peraturan yang ada. Melanggarnya bisa mendapatkan teguran. Tapi bekerja di rumah akan membuat kita jadi lebih santai. Kita bisa bebas bekerja sambil melakukan hal lain dan tentunya mengenakan pakaian yang kita mau.

Tapi momen bebas tersebut tidak bisa kalian lakukan pada saat melakukan meeting online. Meski kalian berada di rumah, ketika melakukan meeting online kalian harus menggunakan pakaian yang layak. Gunakan pakaian yang sopan karena penampilan kita nantinya akan dinilai juga tidak hanya oleh atasan tapi juga peserta meeting.

9. Persiapkan Ruangan Khusus

room

Masa pandemi seperti sekarang mengharuskan semua karyawan untuk bekerja di rumah. Meski semua pekerjaan dikerjakan di rumah, ada beberapa yang tetap butuh laporan yang musti dilaporkan pada atasan. Kalaupun tidak perlu ke kantor, bisa dengan melaporkan perkembangan pekerjaan melalui meeting secara online.

Apabila kamu hendak melakukan meeting online sebaiknya tidak menganggap remeh hal ini dan tetap perlakukan meeting online seperti meeting pada umumnya. Bila rumah kamu memiliki banyak ruangan yang kosong, gunakan ruangan tersebut sebagai tempat kalian rapat. Hal ini bertujuan untuk mengurangi gangguan yang mungkin bisa menghambat proses meeting.

8. Minta Maaf Apabila Mengalami Gangguan

gangguan

Meski kita sudah mempersiapkan segala hal dengan sebaik-baiknya, terkadang bisa ada satu atau dua hal gangguan yang mungkin bisa terjadi dalam proses meeting. Namanya juga manusia, tidak ada yang sempurna bukan? Jika gangguan sudah terjadi, lebih baik untuk minta maaf secara langsung pada peserta rapat.

Minta maaf meski bukan kesalahan kita sendiri akan membuat orang bisa memaklumi dan membuat perasaan kita sedikit lega. Yang terpenting setelah meminta maaf adalah mencoba mencari solusi untuk menghilangkan gangguan tersebut. Bila karena suasana berisik mungkin bisa pindah ke ruangan lain yang lebih sepi,

7. Minta Feedback/Saran

feedback

Meminta feedback atau saran saat meeting juga perlu dilakukan. Perlu diingat bahwa tidak ada hal yang sempurna di dunia. Setiap orang pasti memiliki kelemahan. Setelah atau selama rapat masih berlangsung, coba minta para audiens untuk saling memberikan saran untuk peserta audiens mengenai topik yang sudah dibicarakan.

Saran yang diberikan bukan cuma seputar materi yang dirapatkan saja tapi juga bisa hal lain di luar topik. Mungkin dari segi teknis, pakaian, atau juga jadwal rapat berikutnya. Meski rapat ini dilakukan di rumah masing-masing secara online, rapat tetaplah rapat, caranya saja yang berbeda tapi garis besarnya tetap sama seperti rapat pada umumnya. Diperlukan feedback dan evaluasi terkait materi dan rapat tersebut.

6. Rekam Hasil Meeting

record

Durasi rapat memang tidak bisa ditentukan. Bisa saja berlangsung dengan cepat, bisa juga berlangsung dalam waktu yang lama. Sebenarnya tidak masalah seberapa lama rapat mau dilakukan, yang terpenting adalah tidak lupa dengan apa yang sudah dirapatkan. Makanya penting untuk merekam rapat yang dilakukan.

Dengan merekam rapat, maka bisa dicatat poin penting mana yang harus dilakukan lebih dahulu dan lain sebagainya. Merekam rapat bisa menggunakan aplikasi yang ada di internet atau bisa merekam dengan kamera sendiri. Pastikan untuk mengupload dan membagikan hasil rekaman tersebut pada peserta rapat sebagai pengingat.

5. Memperkenalkan Peserta Meeting

perkenalan

Yang namanya rapat pastinya dilakukan bersama beberapa orang. Bisa diisi dengan wajah yang sudah familiar dan juga bisa diikuti oleh peserta baru. Perlu diketahui bahwa rapat mau dilakukan bagaimana pun tetap harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Perlu dilakukan pembukaan rapat dengan melakukan sapa dan perkenalan.

Hal sepele ini sering dilupakan oleh beberapa orang karena menganggap rapat biasa. Tapi dengan sistem online ini memungkinkan rapat diikuti dengan orang baru atau klien dari luar. Mengawali rapat dengan sapaan setidaknya bisa sedikit kenal dengan klien dan mencairkan suasana. Dilanjut dengan perkenalan diri baru lanjut ke topik pembicaraan.

4. Online Sebelum Waktunya

ontime

Orang Indonesia sepertinya sangat sulit untuk menerapkan yang namanya tepat waktu. Ada saja alasan yang dibuat jika sudah telat. Bahkan di momen penting saja orang bisa telat. Meeting di kantor misalnya. Alasan umum yang sering digunakan adaah macet. Tapi dengan meeting online, tidak mungkin lagi bisa menggunakan alasan macet.

Gunakan kesempata meeting online ini sebaik-baiknya dengan online lebih dahulu sebelum waktunya. Kira-kira 30 menit sebelum meeting, kita sudah siap dihadapan layar. Hal ini bisa membuat orang menilai kita sebagai orang yang menghargai waktu. Apalagi jika kita sudah menyiapkan materi dengan lengkap.

3. Mempersiapkan Materi

materi

Meeting di rumah secara online pun tetap butuh yang namanya persiapan. Karena sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kita harus online sebelum waktunya, maka kita perlu menyiapkan waktu lebih lagi untuk menyiapkan materi yang dibutuhkan. Jangan andalkan yang namanya "The power of kepepet", kalau benar-benar terdesak, yang ada malah bingung dan stres.

Jauh sebelum hari meeting, persiapkan semua materi yang diperlukan. Pastikan sudah menyusun pertanyaan, jawaban, serta materi yang ingin dipresentasikan. Lalu beberapa jam sebelum meeting, dilakukan update kembali perihal materi meeting. Apabila ada perubahan, bisa segera diubah sebelum waktu meeting.

2. Mengecek Kelengkapan Alat-Alat

alat

Meeting di kantor sebenarnya bisa dikatakan lebih enak daripada meeting di rumah. Semua peralatan biasanya sudah disiapkan beserta ruangannya. Tapi ketika di rumah, kita sendiri yang harus menyiapkan segala macam peralatan. Jangan sampai lupa menyiapkan atau meeting bisa berantakan dan berimbas pada penilaian bos ke kita.

Sebaiknya mengecek kelengkapan alat dilakukan tidak di menit-menit akhir sebelum rapat. Apabila terjadi masalah di alat tersebut, kalian bisa dibuat uring-uringan. Cek kesiapan alat beberapa hari sebelum rapat. Bila ditemukan ada alat yang bermasalah, ada waktu bagi kita untuk mencari alat pengganti atau membeli yang baru.

1. Memeriksa Koneksi Internet

check connection

Setelah yakin semua hal terkait rapat online sudah dipersiapkan, ada satu hal sangat krusial yang tidak boleh sampai terlupa. Hal krusial tersebut adalah internet. Namanya saja sudah rapat online pastinya menggunakan koneksi internet. Ketiadaan koneksi internet entah jaringan yang putus atau koneksi lemot, adalah mimpi buruk karyawan.

Pastikan koneksi internet lancar ketika hendak dilakukan rapat online. Usahakan tidak ada anggota rumah yang sedang menggunakan akses internet yang besar agar rapat bisa berjalan lancar. Kalaupun ada masalah koneksi, mungkin bisa digunakan koneksi alternatif atau pergi ke kafe yang menyediakan layanan wifi.

Disclaimer: gambar, artikel ataupun video yang ada di web ini terkadang berasal dari berbagai sumber media lain. Hak Cipta sepenuhnya dipegang oleh sumber tersebut. Jika ada masalah terkait hal ini, Anda dapat menghubungi kami di halaman ini.
Kirim Artikel
Lihat artikel yang unik atau menarik? Bagikan artikel tersebut ke banyak orang dengan mengirimkannya ke Portal Tahupedia. Senangnya berbagi bersama. Kirim Sekarang
Follow Us
  • Most Popular
  • Most Commented
  1. 1
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  2. 2
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  3. 3
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  4. 4
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  5. 5
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  6. 6
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  7. 7
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  8. 8
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  9. 9
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  10. 10
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  1. 1
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  2. 2
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  3. 3
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  4. 4
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  5. 5
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  6. 6
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  7. 7
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  8. 8
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  9. 9
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
  10. 10
    oleh serba_tahu dalam Lainnya
© 2013 TahuPedia.com. Designed by Civira
down kembali ke atas